Guide de lancement

En tant qu’entrepreneur, la priorité est de parvenir à assurer la viabilité puis la stabilité de son entreprise. Pour cela, avoir une bonne maîtrise de ses finances est le nerf de la guerre.

Si le contexte est différent, notre approche est similaire à celle que nous proposons pour les budgets de particuliers.

En résumé dans ce guide, nous allons :

• identifier vos priorités et motivations
• faire le point des coûts de votre entreprise (frais réguliers comme irréguliers)
• établir un plan en répartissant l’argent de votre entreprise selon le rôle que vous voulez lui donner
• comprendre comment utiliser votre budget au quotidien et l’améliorer en le confrontant à la réalité

Nous ferons également une parenthèse sur :

• la prise en compte de client facturé, mais n’ayant pas encore payé
• la gestion de la TVA
• la séparation entre vos finances personnelles et professionnelles

Acte 1 - Viser la lune

La philosophie d’Agatha est de toujours garder ses priorités au premier plan et le fait que ce budget soit celui d’une entreprise n’y change rien. Quelles sont vos ambitions pour votre entreprise ? Quels sont les projets pour lesquels vous souhaiteriez avoir des fonds ? N’oubliez pas d’inclure par exemple vos propres revenus !

Une fois vos priorités identifiées, faites-les apparaître dans votre budget sous forme d’enveloppes (filet de sécurité, rémunération, projet de communication etc…).

Par défaut, ajoutez dans le nom de l’enveloppe le montant que vous souhaitez atteindre ou celui que vous voulez y allouer chaque mois.

Ces enveloppes privilégiées sont celles qui orienteront vos décisions. Ce sont celles dans lesquelles vous serez enthousiastes d’ajouter de l’argent chaque mois que ce soit pour l’accumuler ou pour le dépenser.

Acte 2 - Anticiper. Même l'imprévisible

Les frais réguliers

Pour savoir ce que vous pourrez consacrer à vos priorités, il s’agit maintenant de faire le point sur le reste de vos dépenses. C’est là qu’entre en jeu les fameuses “charges” si souvent vues comme centrales dans le budget (ici, elles cèdent les projecteurs à vos priorités !).

Listez ce que votre argent doit faire chaque mois.

Passez ces frais en revue et profitez-en pour vérifier qu’ils ont de la valeur pour vous. C’est aussi l’occasion d’identifier ceux qui ne vous apportent pas de satisfaction et de les résilier ou diminuer (cet abonnement que vous n’utilisez pas, cette assurance redondante, etc.).

Les frais irréguliers

Votre budget pourrait paraitre terminé, mais ce n’est pas le cas !

Lorsque l’on progresse sereinement vers ses objectifs, il n’est rien de pire que de voir s’effondrer son plan à cause d’un retard de paiement, d’une panne ou de la prime de vacances de vos employés. Pour y faire face et rendre votre budget inébranlable, nous avons identifié 3 types d’imprévus.

Les faux et semi-imprévus : ces deux-là ne sont en réalité que des frais ‘cachés’ qui sont à prendre en compte dans l’estimation de vos besoins. Les ignorer présente le risque de sous-estimer votre véritable besoin en trésorerie, vous donnant l’impression que tout va pour le mieux jusqu’à ce que vous soyez face au mur.

Les vrais imprévus : ne nous voilons pas la face, il y en a toujours, l’important est d’avoir une base solide pour leur faire face.

Les faux imprévus

La prime de vacances de vos employés, les assurances, le contrôle technique de vos véhicules, vos campagnes de publicité d’hiver et d’été. Ce sont des frais annuels, bisannuels, biennaux, vous connaissez leurs dates et leur montant, sont-ils alors vraiment des imprévus ?

Rajoutez une catégorie pour chaque événement irrégulier auquel vous pouvez penser. Déterminez la somme nécessaire et divisez-la par le nombre de mois restants. Le plus souvent ces sommes ne pas si importantes une fois ramenées à leur coût mensuel alors qu’y faire face le mois même vous force à régulièrement endurer des “mois difficiles”

Découvrez le plaisir de voir arriver des factures sans avoir à se poser ne serait-ce que la moindre question pour les payer.

Les semi-imprévus

Une panne de téléphone, une réparation à faire sur une voiture. On ne sait pas exactement quand cela va arriver, mais on sait bien que cela arrivera et on peut estimer le montant.

Pour chaque possession dont vous savez qu’il vous faudra la remplacer ou la réparer sur-le-champ en cas de problème, évaluez leur prix, divisez par leur durée de vie potentielle et mettez de côté cette somme chaque mois. Ces possessions font partie des besoins de votre entreprise et il est donc nécessaire d’en tenir compte.

Les pannes n’arrivent jamais au bon moment, mais vous aurez justement ce qu’il faut pour payer et n’avez plus qu’à faire votre choix de remplacement ! À la limite cela peut même devenir l’occasion de vous faire plaisir et d’améliorer votre matériel sans culpabilité ;)

Les vrais imprévus

Un client qui fait défaut, des subventions qui n’arrivent pas, mais aussi une candidature spontanée idéale ou une occasion en or de faire connaître votre projet ? Il est impossible de prévoir tous les cas, mais vous pouvez vous y préparer.

Créez une enveloppe “coup d’avance” et visez d’y accumuler petit à petit un mois de budget : dépenses mensuelles et réserves pour les imprévus précédents. Augmentez-la ensuite jusqu’à six mois.

Le jour où un imprévu essaye de vous prendre par surprise, cet argent vous donnera le temps de vous retourner.

Acte 3 - Tout le monde à son poste

Si vous étiez resté sur papier et n’avez pas encore de compte Agatha, c’est le moment d’en créer un.

Une fois connecté, ajoutez tous vos comptes bancaires et leur solde actuel.

Votre budget vous indique maintenant quel montant est à votre disposition.

Commencez par l’essentiel et remplissez les enveloppes dont vous avez besoin d’ici la fin du mois. Le loyer est passé (pas besoin de le provisionner), mais pas le forfait téléphone (ajoutez le montant dans l’enveloppe correspondante).

Une fois le mois en cours couvert, vous pouvez répartir le reste.

• Assignez de l’argent à vos priorités.
• Remplissez vos provisions au prorata du temps déjà écoulé. Exemple : l’assurance annuelle est à payer dans 5 mois. Allouez si vous le pouvez 7/12ème du prix et allégez ainsi vos frais pour les prochains mois pour les ramener au rythme “classique” que vous pourrez maintenir par la suite.

Si vous n’avez pas assez pour le moment, pas de panique, vos mensualités seront un peu plus élevées pour commencer, mais vous pourrez ensuite revenir à un douzième du prix chaque mois pour le prochain cycle.

• Entamez ou remplissez votre épargne de sécurité (la fameuse enveloppe “coup d’avance” que nous avons vu plus haut).

L’objectif est de ne pas laisser d’argent “qui traîne” et dont vous ne savez pas ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire.

Epilogue - Esquiver les coups, Encaisser les coûts

Maintenez votre budget à jour en notant vos dépenses pour chaque compte.

Afin de pouvoir compter sur votre budget dans vos décisions, il est nécessaire qu’il reste le plus à jour possible. Nous vous recommandons de faire le point au minimum une fois par semaine, ce qui a aussi l’avantage de ne pas avoir beaucoup de dépenses à noter chaque fois. Ce point budget hebdomadaire ne prend ainsi que quelques minutes en moyenne et vous permet de mieux conscientiser vos dépenses. Vous trouverez à l’usage le rythme qui vous convient.

Dans votre page d’accueil, vous pourrez ainsi vérifier à tout moment quel montant reste disponible dans chaque enveloppe.

• S’il y a du rab à la fin du mois, reversez cette somme vers vos priorités
• Si vous avez dépassé le montant disponible d’une enveloppe, regardez dans lesquelles vous préférez piocher et esquiver simplement le problème en transvasant le nécessaire.
• Si une opportunité s’offre à vous, réorganisez le budget de la même façon pour pouvoir la saisir

Ces ajustements ne veulent pas dire que vous avez manqué à vos engagements, il s’agit simplement d’occasions pour que votre plan s’améliore progressivement et se mette au service de votre entreprise.

Vous devrez très certainement en faire beaucoup au début puis, de semaine en mois, vous aurez une meilleure vision des besoins de votre entreprise, réorganiserez vos priorités ou en découvrirez de nouvelles jusqu’à ce que votre plan se stabilise.

Quelle que soit la forme que vous ferez prendre à votre budget, Agatha est là pour vous garantir qu’il reste à l’équilibre, vous montrer clairement où se trouve l’argent et quelle est votre marge de manœuvre pour réagir face à des imprévus.

Annexes

Comment rendre compte de vos ventes dans Agatha ?

Par défaut, nous proposons dans le modèle de budget pour les entreprises une catégorie dédiée aux entrées d’argent.

Cette catégorie vous permet de suivre les paiements et subventions reçues ou en phase de l’être. Lorsque vous facturez un client, commencez par déclarer le montant dans votre compte en lui assignant l’enveloppe “Facturés”.

Cet argent n’a pas encore été perçu. Lui donner un rôle dans votre budget serait donc prématuré.

Cependant le faire apparaître vous permet de le garder en mémoire et potentiellement de ne pas oublier d’envoyer des relances en cas de retard de paiement.

Une fois l’argent reçu, vous pourrez mettre à jour l’opération en lui assignant l’enveloppe “Payés”.

Enveloppe que cette fois-ci vous allez pouvoir vider ! Pour cela, entrez par exemple “-1000” dans la colonne “Alloué”. L’argent devient alors “à répartir” et vous n’avez plus qu’à lui donner son rôle dans votre budget. N’oubliez pas de totalement vider cette enveloppe. Vous ne voulez pas avoir d’argent qui traîne sans but !

Gérer la TVA

Si vous êtes assujettis à la TVA, vous savez qu’il est nécessaire de vous y intéresser de près.

Une partie de l’argent que vous payez vous donnera droit à un crédit de TVA, c’est donc de l’argent qui est dépensé, mais qui devrait vous revenir.

De l’autre côté, une partie de l’argent que vous touchez devra être reversé à l’État, c’est donc de l’argent qui est sur votre compte, mais que vous ne devez pas utiliser.

L’idéal est que ces deux montants s’équilibrent, ce qui vous permet de les ignorer et c’est ce que nous allons faire dans Agatha.

Pour chaque entrée ou sortie d’argent incluant de la TVA, séparez le montant HT et celui de la TVA dans deux opérations.

Assigner la TVA perçue à l’enveloppe “TVA due à l’Etat” et celle payée à “TVA due Par l’Etat”

Dans la catégorie TVA de votre budget, vous pourrez voir les deux montants juxtaposés. Votre objectif est que le montant disponible dans cette catégorie (somme des enveloppes qu’elle contient) soit de 0. Pour cela l’enveloppe “Ajustement TVA” vous servira de variable … d’ajustement ;).

Exemple :

• Vous devez percevoir 100€ et en reverser 105€, le montant total est de -5€, ajoutez 5€ dans l’enveloppe d’ajustement qui seront prélevé lors de la régularisation de TVA.
• Vous devez percevoir 100€ et en reverser 90€, le montant total est de 10€. Vous ne pouvez pas utiliser cet argent tant que la régularisation de TVA n’a pas eu lieu. Il reste donc immobilisé dans l’enveloppe.

De cette façon, vous isolez le sujet de la TVA et pouvez utiliser le reste de l’argent disponible dans le budget en toute confiance.

Les finances de votre entreprise face à vos finances personnelles

Quel salaire souhaitez-vous vous verser à terme ? Quel est le minimum dont vous avez besoin pour assurer votre propre confort et sécurité financière ? Pouvez-vous investir dans votre entreprise ? Dans quelle limite et sous quelles conditions ?

Toutes ces questions nécessitent que vous ayez une compréhension aussi fine de vos finances personnelles que de vos finances professionnelles.

Et pour cela aussi Agatha est à votre service. Rendez-vous sur la page dédiée aux particuliers pour en savoir plus.

Pour des conseils d’organisation vis-à-vis d’un revenu irrégulier, c’est par là.